Si se organiza bien, una reunión a distancia supone una excelente herramienta de trabajo, ya que permite reunir de manera virtual a todos los participantes de tu grupo o empresa y, además tiene la ventaja de brindar una comunicación más fluida que los mensajes de texto. 

Antes de realizar la reunión, debes tener en cuenta los siguientes puntos:

Elige las herramientas adecuadas

Si te toca a ti organizar la reunión, elige la herramienta más pertinente y adecuada según la situación. Para ello, empieza haciéndote las preguntas correctas: ¿cuántas personas participan en la reunión? ¿Cuál es la duración estimada? ¿Cuál es su propósito? ¿Cómo es la calidad de la conexión a Internet? 

Prepara la reunión con mucha antelación

Una vez que hayas elegido la opción más adecuada, llega el momento de la organización, algo clave para que tu reunión tenga éxito. Si eres el encargado de organizar la reunión, empieza por establecer una fecha y hora que se ajusten al horario de cada participante.

Organízate durante la reunión

Pasemos ahora a la reunión en sí. Para asegurar el éxito de una reunión a distancia, es absolutamente necesario saber organizarse sobre la marcha.

Recurre a tus habilidades interpersonales

Durante una reunión a distancia, es necesario adoptar una actitud apropiada, es decir, un comportamiento que favorezca las conversaciones eficientes y agradables.

No descuides el momento posterior a la reunión

Nuestro último consejo para organizar con éxito una reunión a distancia consiste en no subestimar el momento posterior a la reunión. Resumir los principales puntos debatidos en forma de un correo electrónico o en un documento compartido para los demás participantes podrá ayudar a evitar alguna confusión. 

Por último, lo más importante que debes tener en cuenta es que antes de hacer la reunión, debes preguntarte: “¿Es realmente necesario hacer una reunión virtual?”.

Esperamos que puedas aplicar estos consejos y que todas las reuniones que planifiques puedan ser eficientes.